Cartórios — notários e registradores (foro extrajudicial)

Notários e registradores, sob a supervisão da Corregedoria Nacional de Justiça e das corregedorias dos tribunais de Justiça dos estados e do Distrito Federal, devem estabelecer e implementar política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo compatível com o volume de operações e com o porte da serventia, abrangendo no mínimo procedimentos e controles destinados à diligência razoável para a qualificação dos clientes, beneficiários finais e demais envolvidos; à obtenção de informações sobre o propósito e a natureza da relação de negócios; à identificação de operações ou propostas suspeitas ou de comunicação obrigatória; à mitigação dos riscos de novos produtos, serviços e tecnologias; e à verificação periódica da eficácia da política e dos controles (art. 143 do Provimento CNJ 149/2023). A política deve ser FORMALIZADA EXPRESSAMENTE e abranger também procedimentos de treinamento de notários, registradores, oficiais de cumprimento e empregados, de disseminação contínua do seu conteúdo, de monitoramento das atividades dos empregados e de prevenção de conflitos entre os interesses comerciais/empresariais e os mecanismos de prevenção (art. 143, § 1.º). Para o tabelião de protesto de títulos, os incisos I e II do caput são cumpridos com base nos dados do título ou documento de dívida apresentado e nos fornecidos pelo apresentante, sem obstar a realização do ato (art. 143, § 2.º).

O notário e o registrador são os responsáveis pela implantação das políticas, procedimentos e controles internos de prevenção no âmbito da serventia, podendo indicar, entre seus prepostos, oficiais de cumprimento; não havendo nomeação, considera-se oficial de cumprimento o próprio notário ou registrador responsável pela serventia (art. 144, caput e § 1.º, do Provimento CNJ 149/2023). São atribuições do oficial de cumprimento informar à Unidade de Inteligência Financeira as operações ou tentativas de operação relacionadas a lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo; prestar gratuitamente, no prazo estabelecido, informações e documentos requisitados por órgãos de segurança pública, Ministério Público e Poder Judiciário; promover treinamentos para os colaboradores; e elaborar manuais e rotinas internas sobre regras de conduta e sinais de alerta (art. 144, § 2.º). Notários e registradores, inclusive interinos e interventores, são SOLIDARIAMENTE responsáveis com os oficiais de cumprimento (art. 144, § 3.º). A indicação do oficial de cumprimento é feita à Corregedoria Nacional de Justiça no Justiça Aberta, no Cadastro Nacional de Serventias, e a informação é disponibilizada à Unidade de Inteligência Financeira para fins de habilitação no Siscoaf (art. 144, § 4.º).

Notários e registradores devem manter cadastro dos envolvidos — inclusive representantes e procuradores — nos atos notariais protocolares e de registro com conteúdo econômico. Da pessoa física constam obrigatoriamente nome completo e CPF e, sempre que possível e compatível com o ato, documento de identificação e órgão expedidor (ou passaporte, se estrangeiro), data de nascimento, nacionalidade, profissão, estado civil e qualificação do cônjuge, endereços residencial e profissional completos inclusive eletrônico, telefones, dados biométricos, imagens dos documentos e dos cartões de autógrafo, o enquadramento nas condições do art. 1.º da Resolução COAF 31/2019 e o enquadramento como pessoa exposta politicamente nos termos da Resolução COAF 40/2021. Da pessoa jurídica constam razão social e nome fantasia, CNPJ e endereço completo inclusive eletrônico e, sempre que possível, a qualificação de proprietários, sócios e beneficiários finais, dos representantes legais, prepostos e demais envolvidos que compareçam ao ato, e o telefone (art. 145, §§ 1.º e 2.º, do Provimento CNJ 149/2023). O cadastro registra a data e as atualizações (§ 3.º) e pode ser mantido exclusivamente em sistema informatizado (§ 4.º); o tabelião de protesto tem forma simplificada de cumprimento (§ 5.º); o enquadramento como pessoa exposta politicamente é verificado no cadastro eletrônico de PEP do Siscoaf ou por declaração da própria parte (§ 6.º). As informações cadastrais devem estar atualizadas no momento da prestação do serviço, e a identificação das partes, representantes e procuradores é promovida quando da prática do respectivo ato (art. 146).

Beneficiário final é, na definição do próprio Código, "a pessoa natural em nome da qual uma transação é conduzida ou que, em última instância, de forma direta ou indireta, possui, controla ou influencia significativamente uma pessoa jurídica, conforme definição da Receita Federal do Brasil" (art. 140, V, do Provimento CNJ 149/2023), e aplicam-se ao conceito os critérios do ato normativo da RFB relativo ao CNPJ (art. 145, § 7.º). Para identificá-lo, o titular da serventia deve consultar a base do Cadastro Único de Beneficiários Finais (CBF), complementando com os demais cadastros e com o que puder extrair dos documentos disponíveis (art. 145, § 8.º). Quando NÃO for possível identificar o beneficiário final, notários e registradores devem dispensar especial atenção à operação e colher dos interessados a declaração sobre quem ele é — e o Código é expresso em que isso NÃO veda a prática do ato (art. 145, § 9.º). O CBF é criado e mantido pelas entidades associativas representativas, deve conter os dados do art. 145 e fica sujeito à fiscalização da Corregedoria Nacional de Justiça (art. 147). Atenção: o uso de bancos de dados de entidades públicas ou privadas NÃO substitui nem supre as exigências dos arts. 145, 147, 166 e 167 — serve apenas para, em caráter complementar, confirmar dados previamente coletados (art. 175).

Notários e registradores devem manter o registro eletrônico de TODOS os atos notariais protocolares e registrais de conteúdo econômico que lavrarem, do qual constarão, sempre que cabível em razão da especialidade da serventia e do ato: a identificação do cliente; a descrição pormenorizada da operação; o valor da operação; o valor da avaliação para fins de incidência tributária; a data; a forma de pagamento; o meio de pagamento; o registro das comunicações de que trata o art. 142; e outros dados previstos em regulamentos especiais e instruções complementares (art. 149, § 1.º, do Provimento CNJ 149/2023). Valor, forma e meio de pagamento são os declarados pelas partes, sem prejuízo de o notário ou registrador acrescentar o que extrair dos documentos (§ 2.º). Para os NOTÁRIOS há um dever adicional: manter o registro eletrônico de todos os atos notariais protocolares que lavrarem, independentemente da natureza ou objeto, e REMETER seus dados essenciais ao CNB/CF por meio eletrônico, de forma sincronizada ou com periodicidade no máximo quinzenal (art. 169).

Notários e registradores devem avaliar a existência de suspeição nas operações ou propostas de operações de seus clientes, com especial atenção às incomuns ou que, por partes envolvidas, valores, forma de realização, finalidade, complexidade, instrumentos utilizados ou falta de fundamento econômico ou legal, possam configurar indícios dos crimes de lavagem de dinheiro ou de financiamento do terrorismo (art. 141 do Provimento CNJ 149/2023), e comunicarão à Unidade de Inteligência Financeira, por intermédio do Siscoaf, quaisquer operações que possam ser consideradas suspeitas (art. 142). Havendo indícios, a comunicação é efetuada no DIA ÚTIL SEGUINTE ao término do exame da operação ou proposta; o exame das operações que independem de análise se conclui em até 45 dias e o das que dependem de análise em até 60 dias, ambos contados da operação ou proposta, e a comunicação é feita em meio eletrônico no site da UIF, pelo Siscoaf, garantido o sigilo (art. 151 e §§ 1.º a 3.º). Deve ser dedicada especial atenção à operação que envolva pessoa exposta politicamente, seus familiares, estreitos colaboradores ou pessoas jurídicas de que participem (art. 152).

Além da comunicação de suspeita, o Código traz comunicações OBJETIVAS — devidas "independentemente de análise ou de qualquer outra consideração" — e elas variam conforme a serventia. TABELIÃO DE PROTESTO: operação com pagamento ou recebimento em espécie, ou por título de crédito emitido ao portador, de valor igual ou superior a R$ 30.000,00, desde que perante o tabelião (art. 159 do Provimento CNJ 149/2023). REGISTRO DE IMÓVEIS: registro de transmissões sucessivas do mesmo bem em período não superior a 6 meses com diferença de valores declarados superior a 50%; registro de título com diferença superior a 100% entre a avaliação fiscal ou o valor patrimonial e o valor declarado; e registro de documento ou título em que conste declaração das partes de pagamento em espécie ou em título ao portador de valor igual ou superior a R$ 30.000,00 (art. 161). REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS E CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS: operações que envolvam pagamento ou recebimento de valor igual ou superior a R$ 50.000,00, inclusive quando relacionadas à compra ou venda de bens móveis e imóveis (art. 163). NOTÁRIOS: pagamento ou recebimento em espécie igual ou superior a R$ 30.000,00; pagamento ou recebimento igual ou superior a R$ 30.000,00 por título de crédito ao portador; as hipóteses de resolução da UIF sobre terrorismo e seu financiamento; operação ou conjunto de operações relativas a bens móveis de luxo ou alto valor, assim considerados os de valor igual ou superior a R$ 300.000,00; e todas as situações do art. 161 quando realizadas por escritura pública (art. 172). Esses valores podem ser atualizados periodicamente pela Corregedoria Nacional de Justiça (art. 181).

O Código lista as situações que podem configurar indícios dos crimes de lavagem de dinheiro ou de financiamento do terrorismo. A lista geral, aplicável a todas as serventias do Capítulo, está no art. 156 do Provimento CNJ 149/2023 e tem dezenove incisos — entre eles a operação que aparente não resultar dos negócios usuais do cliente; a de origem ou fundamentação econômica ou legal não claramente aferível; a incompatível com o patrimônio ou a capacidade econômico-financeira do cliente; aquela cujo beneficiário final não seja possível identificar; as que envolvam pessoas jurídicas ou pessoas domiciliadas em jurisdições consideradas de alto risco pelo GAFI ou em países de tributação favorecida segundo a RFB; a resistência ou a prestação de informação falsa pelo cliente; a operação injustificadamente complexa ou cara; a fictícia ou com valores incompatíveis com o mercado; qualquer tentativa de burlar controles por fracionamento, pagamento em espécie ou título ao portador; o ganho de capital substancial em curto período; e a procuração com poderes de administração, gerência ou movimentação de conta. Há ainda indicadores POR SERVENTIA, que se somam aos do art. 156: protesto (art. 160 — pagamento ou cancelamento de títulos protestados em valor igual ou superior a R$ 1.000.000,00, não relacionados ao mercado financeiro, de capitais ou a entes públicos); registro de imóveis (art. 162); registro de títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas (art. 164); e notários (art. 171 — lavratura de procuração com plenos poderes de gestão empresarial em caráter irrevogável ou irretratável ou isenta de prestação de contas). Ocorrendo qualquer dessas hipóteses, a operação é comunicada à UIF caso considerada suspeita, no prazo do art. 151. A Corregedoria Nacional de Justiça pode dispor sobre outras hipóteses de comunicação obrigatória e de indicativas de operações suspeitas (art. 155).

Sim, este setor tem comunicação de não ocorrência — mas com destinatário e periodicidade diferentes dos de outros setores. O notário ou o registrador, ou seu oficial de cumprimento, informará à CORREGEDORIA-GERAL DE JUSTIÇA ESTADUAL OU DO DISTRITO FEDERAL — não à Unidade de Inteligência Financeira, não ao COAF — até o dia 10 dos meses de JANEIRO e JULHO, a inexistência, nos seis meses anteriores, de operação ou proposta suspeita passível de comunicação à UIF (art. 153 do Provimento CNJ 149/2023). O parágrafo único do mesmo artigo diz o que acontece com quem não informa: a Corregedoria-Geral de Justiça INSTAURARÁ procedimento administrativo para apurar a responsabilidade do notário ou registrador que deixar de prestar a informação no prazo estipulado.

Notários, registradores e oficiais de cumprimento devem manter sigilo acerca das comunicações feitas à Unidade de Inteligência Financeira, sendo VEDADO o compartilhamento da informação com as partes envolvidas ou com terceiros, com exceção do Conselho Nacional de Justiça (art. 154 do Provimento CNJ 149/2023). Em contrapartida, as comunicações de boa-fé feitas na forma do art. 11 da Lei 9.613/1998 não acarretam responsabilidade civil, administrativa ou penal (art. 176 do mesmo Provimento).

O notário e o registrador conservarão os cadastros e os registros de que trata o Capítulo pelo prazo MÍNIMO de cinco anos, contado da prática do ato, sem prejuízo do dever de conservação dos documentos definido em legislação específica; os documentos podem ser arquivados em meio eletrônico, respeitadas as regras de conservação (art. 173 do Provimento CNJ 149/2023). Na Lei 9.613/1998, o art. 10, § 2.º fixa o mesmo mínimo de cinco anos e permite que a autoridade competente amplie o prazo.

Notários, registradores e oficiais de cumprimento devem atender às requisições formuladas pela Unidade de Inteligência Financeira e pelo Conselho Nacional de Justiça na periodicidade, na forma e nas condições por eles estabelecidas, cabendo-lhes preservar, nos termos da lei, o sigilo das informações prestadas (art. 178 do Provimento CNJ 149/2023). Há ainda o dever, do oficial de cumprimento, de prestar gratuitamente, no prazo estabelecido, as informações e os documentos requisitados pelos órgãos de segurança pública, pelo Ministério Público e pelo Poder Judiciário, vedada a recusa sob alegação de justificativa insuficiente ou inadequada (art. 144, § 2.º, II). O descumprimento das obrigações do Capítulo sujeita o notário e o registrador, interventor e interino, às sanções do art. 12 da Lei 9.613/1998, aplicadas pela Corregedoria Nacional de Justiça ou pelas corregedorias-gerais de Justiça, com recurso ao CRSFN (art. 177).