Fomento comercial ou mercantil (factoring) — supervisão direta do COAF

As empresas de factoring devem cadastrar-se e manter seu cadastro atualizado no COAF, conforme as instruções constantes do sítio do órgão (art. 33 da Resolução COAF 41/2022). O procedimento está na IN COAF 5/2020: o cadastramento é feito pelo Sistema de Controle de Atividades Financeiras (Siscoaf), no endereço www.siscoaf.fazenda.gov.br, mediante certificado digital válido da ICP-Brasil, e inclui os dados de pelo menos um dos administradores (art. 2º e § 1º). Qualquer alteração nos dados tem de ser registrada no Siscoaf (art. 3º), e quem encerra as atividades ou deixa de estar sujeito à supervisão do COAF deve pedir a baixa do cadastro (art. 5º). O dever de origem é o do art. 10, IV, da Lei 9.613/1998 — cadastrar-se no órgão regulador e, na falta dele, no COAF.

A empresa de factoring deve implementar e manter política de PLD/FTP compatível com seu porte e volume de operações e proporcional aos riscos correspondentes (art. 2º da Resolução COAF 41/2022). O § 1º fixa o conteúdo mínimo: diretrizes para definição de papéis e responsabilidades, avaliação prévia de novos produtos, serviços e tecnologias, avaliação interna de riscos, cultura organizacional de PLD/FTP, seleção e contratação de pessoal e parceiros, capacitação contínua, verificação periódica do cumprimento da própria política e prevenção de conflitos de interesse; diretrizes para os procedimentos e controles de devida diligência, beneficiário final, propósito da relação de negócios, PEP, sanções do CSNU, registro de operações, monitoramento e comunicação ao COAF; e o comprometimento formal da alta administração. A política deve ser divulgada a funcionários, terceirizados, colaboradores e parceiros relevantes em linguagem clara (§ 2º) e ser documentada, mantida atualizada e aprovada pelos administradores (§ 3º). A Resolução COAF 36/2021, art. 2º, impõe o mesmo dever, em termos gerais, a todos os supervisionados diretos do COAF.

A empresa deve dispor de estrutura de governança compatível com seu porte e volume de operações e proporcional aos riscos de LD/FTP das suas atividades, para assegurar o cumprimento da política de PLD/FTP e dos procedimentos e controles internos correspondentes (art. 5º da Resolução COAF 41/2022). O parágrafo único do mesmo artigo registra que, seja qual for o desenho escolhido, os administradores não se eximem da responsabilidade do art. 12 da Lei 9.613/1998 pelo cumprimento dos deveres dos arts. 10 e 11 da Lei. A Resolução COAF 36/2021, art. 5º, traz o dever equivalente para os supervisionados diretos do COAF em geral.

A empresa deve realizar avaliação interna dos riscos de LD/FTP das suas atividades, compatível com seu porte e volume de operações, para identificar, analisar e compreender esses riscos (art. 6º da Resolução COAF 41/2022). A avaliação deve considerar, no mínimo, os perfis de risco dos clientes; da própria empresa, inclusive suas áreas geográficas de atuação; das operações, levando em conta forma e meio de pagamento e os ativos que componham LASTRO para operações de factoring; e dos funcionários, terceirizados, colaboradores e parceiros relevantes (§ 1º). Os riscos devem ser avaliados quanto à probabilidade e à magnitude do impacto (§ 2º), e devem ser definidas categorias de risco que permitam controles reforçados para as situações de maior risco e simplificados para as de menor (§ 3º). A AIR precisa ser documentada e aprovada por pelo menos um administrador formalmente designado, divulgada internamente em linguagem clara e revisada no mínimo a cada dois anos ou quando houver alteração significativa de perfil de risco (§ 6º). A Resolução COAF 36/2021, art. 6º, traz o dever geral equivalente.

A empresa deve implementar e manter procedimentos de devida diligência para identificar, qualificar e classificar os clientes quanto ao risco, formalizados em manual específico aprovado por pelo menos um administrador (art. 7º da Resolução COAF 41/2022). Esses procedimentos se estendem a sócios, administradores, representantes, procuradores e prepostos envolvidos na operação (art. 8º). O art. 13 lista o que coletar: para o cliente de risco mais baixo, nome ou razão social, CNPJ, endereço inclusive eletrônico, data de constituição, atividades e faturamento anual dos três últimos exercícios; dados de todos os sócios, administradores, representantes e procuradores; e a identificação do beneficiário final ou, na dificuldade, o registro das medidas adotadas para identificá-lo. Para o cliente de risco mais elevado, acrescentam-se contrato ou estatuto social e alterações, faturamento ou demonstrações contábeis atualizadas e cópias de documentos. A qualificação (art. 14) exige identificar o propósito e a natureza da relação de negócio e avaliar a compatibilidade entre a capacidade econômico-financeira do cliente e as operações realizadas — expressamente incluindo a CAPACIDADE DE GERAÇÃO DE RECEBÍVEIS. O beneficiário final é a pessoa física que, em última análise, controla a pessoa jurídica ou tem poder determinante sobre ela; admite-se referência mínima de participação societária que não pode ser superior a 25% do capital social, considerada a participação direta e indireta (art. 15 e § 1º). Quando não for possível identificar o beneficiário final, a empresa deve dar especial atenção à operação e avaliar a conveniência de realizá-la, mediante autorização dos administradores (art. 15, § 4º). A classificação de risco segue os arts. 16 e 17. É vedado iniciar relação de negócios sem a prévia identificação e qualificação (art. 11).

A qualificação do cliente deve incluir a verificação do enquadramento dele e dos demais envolvidos na condição de pessoa exposta politicamente, conforme norma do COAF (art. 14, II, da Resolução COAF 41/2022); a condição de PEP é fator expresso de classificação de risco (art. 17, II, "f") e de análise com especial atenção (art. 21, § 1º, XV); e as comunicações ao COAF devem destacar quem seja PEP ou representante, familiar ou estreito colaborador de PEP (art. 28, I). A norma do COAF a que a Resolução 41/2022 remete é a Resolução COAF 40/2021, cujo art. 1º define quem é PEP no Brasil e no exterior, manda consultar bases oficiais como a relação da CGU no Portal da Transparência, também disponibilizada pelo Siscoaf (§ 4º), e fixa que a condição de PEP perdura por CINCO ANOS contados da data em que a pessoa deixou o cargo (§ 6º). O art. 2º da Resolução 40/2021 exige, nos casos de maior risco, autorização prévia do sócio administrador para estabelecer ou prosseguir a relação de negócios, diligências para estabelecer a origem dos recursos e monitoramento reforçado e contínuo. Familiares são os parentes em linha direta até o segundo grau, o cônjuge, o companheiro ou companheira e o enteado ou enteada (art. 2º, § 1º).

A empresa deve implementar e manter, de modo compatível com seu porte e volume de operações, procedimentos para conhecer funcionários, prestadores de serviços terceirizados, colaboradores em geral e parceiros relevantes nos modelos de negócio que adote, assegurando devida diligência na identificação, qualificação e classificação de risco "nos mesmos moldes do Capítulo V" — isto é, nos mesmos moldes do que se exige para clientes (art. 30 da Resolução COAF 41/2022). Essas informações devem ser mantidas atualizadas, sobretudo quanto a alterações que mudem a classificação de risco (art. 31). A Resolução COAF 36/2021, arts. 11 e 12, traz o dever geral equivalente.

A empresa deve manter, em relação a TODOS os serviços que prestar e TODAS as operações que realizar, registro com, no mínimo: identificação do cliente ou contraparte; identificação dos representantes, procuradores ou prepostos da pessoa jurídica cliente; indicação do objeto — e, na operação de factoring, a indicação do LASTRO, com o tipo dos títulos negociados, sua identificação (número, data, valor) e o nome ou razão social do SACADO com seu CPF ou CNPJ; indicação do valor, com valor bruto e valor líquido e a descrição pormenorizada da diferença entre eles; data de realização; forma e instruções de pagamento; meios de pagamento; datas dos pagamentos; comprovantes ou recibos de quitação; e a análise que determinou a classificação de risco do cliente (art. 19 da Resolução COAF 41/2022). Quando o pagamento for em espécie ou por outro meio que possa viabilizar anonimato ou dificultar rastreabilidade — cheque ou título ao portador, ativo virtual não vinculado nominalmente —, o registro tem de identificar a pessoa física que entregou o recurso, o cheque, o título ou o ativo (art. 19, IX, item 3). O dever de origem está no art. 10 da Lei 9.613/1998.

A empresa deve implementar procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações, propostas de operações ou situações que possam configurar indício de LD/FTP, compatíveis com a política de PLD/FTP, definidos com base na avaliação interna de risco, considerando a condição de PEP e descritos em manual específico aprovado por pelo menos um administrador (art. 20 da Resolução COAF 41/2022). O art. 21 lista dezesseis hipóteses que obrigam análise com especial atenção — entre elas, operações incompatíveis com a capacidade de geração de recebíveis do cliente (III), títulos ou recebíveis com sinais de possível falsidade ou simulação (XII), pagamento a terceiro salvo o comprovadamente destinado a fornecedor do cliente ou recebido de quem figure como sacado do título que lastreia a operação (X), e tentativas de burlar controles por fracionamento, espécie, cheque ao portador ou estruturação complexa de títulos e recebíveis (XIV). A análise deve reunir os elementos que levem à conclusão sobre haver ou não indício, e essa conclusão deve ser DOCUMENTADA e mantida disponível ao COAF mesmo quando NÃO resultar em comunicação (art. 22, parágrafo único).

Concluída a análise do art. 22, a empresa deve comunicar ao COAF as operações, propostas de operações ou situações que possam configurar indício de prática de LD/FTP ou de infrações relacionadas (art. 23 da Resolução COAF 41/2022). A comunicação deve indicar os elementos em que a análise se baseou e expor as razões da conclusão (parágrafo único, I). As comunicações são feitas pelo Siscoaf, conforme as instruções da página do COAF na internet (art. 26), e a empresa deve guardar sigilo sobre elas, inclusive em relação às pessoas a que se refiram (art. 27). O dever de origem é o do art. 11 da Lei 9.613/1998, que manda comunicar ao COAF abstendo-se de dar ciência do ato a qualquer pessoa. Comunicações de boa-fé não acarretam responsabilidade civil ou administrativa (art. 34 da Resolução; art. 11, § 2º, da Lei).

Independentemente de análise ou de qualquer outra consideração, a empresa deve comunicar ao COAF as operações, propostas de operações ou situações que envolvam pagamento ou recebimento com dinheiro em espécie — cédulas ou moedas metálicas fracionárias — em valor igual ou superior a R$ 50.000,00 ou equivalente em outra moeda, e as que envolvam pagamento ou recebimento com cheque ou outro título EMITIDO AO PORTADOR em valor igual ou superior a R$ 50.000,00 ou equivalente (art. 24, I e II, da Resolução COAF 41/2022). Essa comunicação NÃO dispensa a observância dos deveres de monitoramento, análise e comunicação de suspeita dos arts. 21 a 23 sobre a mesma operação, inclusive com comunicação adicional se o caso também for suspeito (art. 25).

A empresa de factoring que, ao longo de um ano civil, não identificar nenhuma operação, proposta de operação ou situação que devesse ter comunicado ao COAF — nem por suspeita (Seção I) nem pelos pisos objetivos de R$ 50.000,00 (Seção II) — deve apresentar ao COAF comunicação de NÃO OCORRÊNCIA nesse sentido (art. 29 da Resolução COAF 41/2022). É a obrigação que mais passa despercebida: ela é devida exatamente por quem não teve nada a comunicar, e o silêncio não a cumpre.

A empresa deve implantar procedimentos e controles internos para identificar, entre seus clientes, pessoas físicas, pessoas jurídicas ou entidades submetidas às sanções da Lei 13.810/2019, e adotar ações de treinamento dos empregados para executar essas medidas (art. 2º da Resolução COAF 31/2019). Verificada a sanção, deve providenciar, SEM DEMORA e SEM AVISO PRÉVIO ao sancionado, a indisponibilidade dos ativos de titularidade direta ou indireta dessas pessoas, comunicando imediatamente ao COAF e ao Ministério da Justiça e Segurança Pública a indisponibilidade, as tentativas de transferência dos ativos e as eventuais razões que impeçam a indisponibilidade (art. 3º e § 1º). Também deve comunicar ao COAF, sem demora, sem aviso prévio e INDEPENDENTEMENTE DO VALOR, as operações ou serviços que envolvam pessoas que perpetrem ou intentem perpetrar atos terroristas, ou que possam constituir sérios indícios de financiamento do terrorismo ou dos crimes da Lei 13.260/2016 (art. 4º). É vedado descumprir, por ação ou omissão, as sanções do CSNU, inclusive disponibilizando ativos direta ou indiretamente em favor dos sancionados (art. 1º, § 2º). Do lado da Resolução COAF 41/2022, a identificação de pessoas alcançadas por essas determinações é conteúdo mínimo da política (art. 2º, § 1º, II, "e"), fator de risco mais elevado (art. 17, parágrafo único, IV) e item de destaque obrigatório nas comunicações (art. 28, II).

Estão sujeitas a medidas de devida diligência REFORÇADA as operações e transações que envolvam pessoas físicas ou jurídicas estabelecidas, domiciliadas ou constituídas em jurisdições identificadas pelo GAFI como de alto risco, não cooperantes ou com deficiências relevantes em PLD/FTP; instituições financeiras, inclusive estrangeiras, localizadas nessas jurisdições; estruturas societárias, cadeias de controle, beneficiários finais ou representantes direta ou indiretamente vinculados a elas; e qualquer outra situação classificada como de alto risco em instruções do Plenário do COAF (art. 2º da IN COAF 1/2026). As medidas mínimas são quatro: obter e verificar informações adicionais sobre a identidade do cliente, do beneficiário final, da estrutura societária e da fonte de recursos e patrimônio; monitorar de forma contínua e reforçada, com maior frequência e profundidade; documentar de modo formal e rastreável as análises, decisões e medidas; e exigir aprovação de nível hierárquico superior ao ordinariamente aplicado àquele tipo de operação (§ 1º). A IN 1/2026 é expressamente editada para o cumprimento de deveres das Resoluções COAF 36/2021 E 41/2022 (art. 1º), e a lista de países é divulgada pelo COAF por Informativo veiculado no Siscoaf (art. 4º).

A empresa deve conservar os registros e documentos relacionados ao cumprimento da Resolução COAF 41/2022 por no mínimo CINCO ANOS, contados, conforme o caso, da data da operação ou do encerramento da relação com o cliente, funcionário, prestador de serviço terceirizado, colaborador ou parceiro relevante — sem prejuízo de outros deveres de conservação documental previstos na legislação (art. 32). A Resolução COAF 36/2021, art. 14, fixa o mesmo prazo mínimo de cinco anos, contados da data de PRODUÇÃO do documento, para os supervisionados diretos do COAF em geral.

A empresa deve atender às requisições formuladas pelo COAF na periodicidade, forma e condições por ele estabelecidas, cabendo ao órgão preservar, nos termos da lei, o sigilo das informações prestadas (art. 35 da Resolução COAF 41/2022). O descumprimento de qualquer dever da Resolução sujeita a empresa E os seus administradores às sanções do art. 12 da Lei 9.613/1998, mediante processo administrativo sancionador com contraditório e ampla defesa (art. 38).

Esta entrada NÃO é um dever: é a única porta de alívio que o texto abre, e ela vem com condições. Para a empresa de factoring que se enquadre em categoria de menor porte e volume de operações, A CRITÉRIO DO COAF, e cuja avaliação interna de risco evidencie serem baixos os riscos de LD/FTP, admite-se modulação proporcional dos procedimentos e controles internos de PLD/FTP, mediante justificativa circunstanciada, desde que observados, EM ESSÊNCIA, os deveres atribuídos pela Lei 9.613/1998, pela Lei 13.810/2019 e por diplomas correlatos (art. 36 da Resolução COAF 41/2022). A justificativa deve ser documentada e aprovada pelos administradores (§ 1º), a empresa deve comprovar documentalmente as condições quando requisitada (§ 3º), e a inconsistência da conclusão não afasta a responsabilização (§ 4º). O § 2º do art. 36 remete os PARÂMETROS de enquadramento a ato próprio do Presidente do COAF. Do lado da norma geral, a Resolução COAF 36/2021, art. 13, admite a DISPENSA da aplicação das suas disposições nas mesmas condições, e a IN COAF 6/2021 é o ato que fixa os parâmetros dessa dispensa. O critério do art. 2º da IN 6/2021 é numérico e verificável: está alcançado o supervisionado contemplado pelo SIMPLES NACIONAL cuja movimentação financeira anual do ano fiscal precedente — somatório dos lançamentos a crédito e a débito em contas de depósito, incluindo poupança e pagamento — NÃO ultrapasse o equivalente a DUAS VEZES o limite de faturamento anual do Simples Nacional. Além disso, a avaliação interna de risco tem de ter sido atualizada há no máximo dois anos (art. 3º, III) e a justificativa circunstanciada tem de ser documentada e comprovadamente aprovada pelos administradores (art. 3º, I). ⚠️ NÃO DETERMINADO deliberado: a IN COAF 6/2021 diz, no seu art. 1º, que fixa parâmetros para a dispensa prevista no art. 13 da Resolução COAF 36/2021 — ela é de março de 2021 e não menciona a Resolução 41/2022, que veio depois. Esta curadoria NÃO encontrou, no acervo lido, o ato próprio previsto no § 2º do art. 36 da Resolução 41/2022. Portanto: os parâmetros da IN 6/2021 valem, pelo texto, para a dispensa das disposições da Resolução 36/2021; se eles servem também de régua para a modulação do art. 36 da Resolução 41/2022, o texto lido não diz, e esta ferramenta não afirma.